Как выбрать кейтеринговую компанию
Кейтеринг – это услуга обеспечения питанием разных категорий заказчиков и объектов. Обращение к такому подрядчику помогает проводить мероприятия на объектах, которые первоначально не оборудованы всем необходимым для такой задачи.
Компания-поставщик кейтеринговых услуг, берет на себя все задачи по приготовлению пищи, сервировке стола, обслуживанию клиентов непосредственно на месте проведения мероприятия.
Так как на такого подрядчика ложится серьезная ответственность, подходить к его поиску нужно особенно ответственно. Потому стоит внимательно обратить внимание на то, кто именно будет с вами работать, есть ли у компании весь набор возможностей для предоставления услуг.
В этой статье мы рассмотрим, на что стоит обратить внимание, если вы собираетесь заказать кейтеринг. Это позволит не ошибиться с выбором компании, гарантировать себе выполнение всего спектра поставленных задач без задержек и других потенциальных проблем.
Почему выбор, организующей кейтеринг, компании имеет большое значение
Представьте ситуацию, когда вам нужно быстро организовать мероприятие. Оно может быть разным – семинар, конференция, корпоратив, день рождения, выездное бракосочетание, кофе-брейк. Вариантов множество. При этом, нужно обязательно позаботиться о том, чтобы гостям подавалась вкусная еда, которой останутся довольны люди с разными вкусами.
При этом без профессиональной организации кейтеринга не обойтись – своими силами делать все будет слишком долго и дорого. Так как организовывают сами мероприятия и питание на них многие подрядчики, есть несколько причин особенно тщательно выбирать компанию:
- От этого зависит соблюдение сроков. Очень распространены ситуации, когда из-за ошибки подрядчика слетало все расписание. Это болезненно для всех – зал бронируется на определенное время, часто программа печатается на физической полиграфии, что поменять очень сложно. При этом блюда оказываются не готовы к указанному сроку, приходится все переносить.
- От этого зависит качество пищи. Кейтеринг обязательно должен быть организован из качественных продуктов. Просто представьте, что вы организовали крупное имиджевое мероприятие, на котором гости массово отравились просроченной нарезкой. Репутационные потери могут быть огромными, есть риск даже попасть в местные СМИ.
- От этого зависят траты бюджета. Компании по-разному относятся к финансам заказчика. Одни подходят к расчету сметы ответственно, в то время как другие стараются продать все как можно дороже. На самом деле, опытные кейтеринговые организации часто предоставляют блюда по максимально доступным ценам. Это связано с тем, что они закупают продукты оптом и часто пользуются скидками, специальными предложениями со стороны поставщиков.
Как видите – вам действительно стоит обратить как можно более пристальное внимание на процесс поиска подрядчика. В противном случае, можно столкнуться с массой проблем, срывами сроков, низким качеством.
О важности поиска компании-подрядчика работающего «под ключ»
Когда заказчик ищет подрядчика для организации кейтеринга, лучше всего обращать внимание на комплексные предложения. Это значит, что одна организация должна выполнять все что касается подготовки питания работников компании или гостей мероприятия.
Среди базовых возможностей и кейтеринговых услуг:
- Согласование меню. Очень важно, чтобы подрядчик предлагал различные варианты блюд, а также разные напитки – кофе, чай, соки, коктейли и многое другое. В таком случае можно будет сформировать список еды, который хорошо подойдет для людей с разными вкусами. Это имеет большое значение, потому что кто-то любит мясо, кто-то рыбу, есть веганы, аллергики. Хороший кейтер умеет угодить всем.
- Приготовление пищи. Лучше когда компания или готовит весь список блюд на собственном производстве или сотрудничает с одним проверенным подрядчиком. Причина заключается в контроле качества всего процесса, уровня подготовки персонала на местах, соблюдения санитарных норм.
- Аренда всего необходимого для проведения торжества. Часто мероприятия приходится проводить в местах, которые не приспособлены для этого – в наличии не оказывается нужной посуды, мебели и других предметов. Потому у кейтеринговой компании высокого класса всегда есть все для проведения мероприятия. Вам не придется думать о том, откуда взять скатерти, гриль или мангал. Все уже будет в наличии и это крайне важно.
- Сервировка. Некоторые подрядчики говорят о том, что доставят только блюда, все остальное должно быть уже подготовлено на месте. Обычно это крайне неудобно, потому что требует длительного согласования и слаженной работы слишком большого количества людей.
- Обслуживание. Нужно, чтобы у организаторов кейтеринговой части мероприятия весь персонал был своим, от поваров до официантов. Причина здесь в том же, что и в описанном выше. Чем меньше ответственных – тем лучше, всегда можно найти, с кем выйти на контакт по срочным вопросам.
Всегда удобно, когда подрядчик не только готовит фуршет, но и оказывает содействие в проведении всего мероприятия. Так среди кейтеринговых компаний становятся все более распространены услуги подготовки сценария, развлекательной программы и многого другого. Но это необязательные услуги. Главное, на чем стоит сосредоточиться – вкус, качество и свежесть блюд.
Первый шаг в поиске кейтеринга – оценка репутации
На рынке много кейтеринговых компаний, которые предлагают услуги по проведению мероприятий самого разного уровня. При этом, если внимательнее изучить их, вы довольно быстро поймете, что многие находятся на рынке год или чуть больше.
Очень многие организации возникают, вкладывают много денег в продвижение и также быстро исчезают. Рынок конкурентный, на нем сложно выжить, если оказывать услуги низкого качества или допускать любые нарушения в процессе работы с заказчиками услуг.
Лучше всего обратить внимание на компании с хорошей репутацией и имеющие признаки надежного партнера. Что это за признаки? Их несколько:
- Опыт работы. Чем больше опыт работы компании, тем лучше. При этом мы не заявляем, что молодые игроки рынка работают плохо. Просто у конечного заказчика обычно намного меньше уверенности в их профессионализме и стабильности.
- Отзывы. Работая с людьми на протяжении многих лет сложно не набрать хоть каких-то отзывов. Стоит обращать внимание на обратную связь, которую компания оставляет на официальном сайте, а также что пишут люди в сторонних источниках. Отзывов может и не быть, но это заставляет насторожиться – не занимается ли подрядчик целенаправленным удалением любой негативной обратной связи.
- Клиенты. Когда компания опытная, у нее обычно накапливается довольно большое количество крупных клиентов. И о них многие не боятся рассказывать, если не подписываются документы о неразглашении. Обратите внимание, с кем работал потенциальный подрядчик кейтеринговых услуг и вам многое станет о нем понятнее.
Личное общение играет важную роль в выборе
В этой сфере не так часто удается решить что-либо по конкретному заказу без непосредственного личного взаимодействия с потенциальным исполнителем. Потому личная встреча с менеджером дает много полезных сведений.
Стоит обратить внимание на то, как именно человек отвечает на ваши вопросы. Если он делает это корректно, держится уверенно и хорошо владеет вопросом, такой подход гарантирует профессионализм. Это значит, что при появлении какой-либо сложной ситуации уже на мероприятии, вы не окажетесь в одиночестве, и всегда сможете получить профессиональную поддержку.
Какие вопросы нужно согласовывать с вашим кейтеринговым подрядчиком
Правильное планирование – это секрет успеха любого мероприятия. Кейтеринговые компании, которые находятся на рынке отлично это знают и успели проверить на своем опыте.
Потому, когда вы обратитесь в организацию для получения консультации и обсуждения всех сопутствующих вопросов, для вас проведут опрос, уточнят все важные данные. Это нужно для будущего составления проработанного технического задания.
Нужно уделять внимание сразу нескольким вопросам:
- Формат мероприятия и место его проведения. Нужно на старте точно понять, где будет проводиться ваше торжество, а также какое оснащение есть на месте. Это позволит подрядчику лучше понять, что нужно привозить с собой. Если дать неполную вводную информацию, есть риск оказаться в ситуации, когда кейтер окажется невиновен в конкретных промахах и проблемах на месте.
- Расписание. Сроки должны четко определяться и фиксироваться. Особенно это важно при обеспечении горячей едой или закусками крупных конференций, где поток событий очень быстрый, нужно правильно встраивать в него фуршеты и кофе-брейки.
- Меню. Как мы уже говорили, меню имеет очень большое значение для успешного проведения мероприятия и создания у конечного клиента хорошего впечатления о вашей компании. Обратите внимание, какие конкретно продукты используются, как часто будут сменяться блюда, есть ли десерты и другие важные позиции, подаваемые к столу на мероприятиях такого формата.
- Набор услуг. Требуется прописать в договоре все детали, которые касаются списка предоставляемых услуг – кто занимается арендой посуды, сервировкой стола, обслуживанием гостей. Если не продумать всего этого, есть большой риск оказаться в ситуации, когда какого-то важного конкретного сервисного элемента попросту не окажется. Положение станет по-настоящему затруднительным, все предстоит решать на месте своими силами.
Очень важно не бояться задавать вопросов, узнавать конкретную информацию, просить предоставить уточнения. Профиль многих кейтеринговых агентств нацелен на постоянную работу с клиентами. Потому они быстро идут на контакт и дают все данные, которые вам будет важно знать.
Цена ошибки
Некоторые клиенты кейтеров подходят к процессу выбора подрядчика без должного внимания. Это опасно, потому что может привести к целому ряду проблем:
- Низкое качество блюд.
- Раздувание, перерасход бюджета.
- Непредоставление определенных важных услуг.
- Попытки уйти от ответственности за низкое качество обслуживания.
Иногда можно встретить случаи открытого мошенничества, когда исполнитель получает деньги и в итоге просто не предоставляет запрошенных услуг.
Что заставляет насторожиться
Есть несколько аспектов, которые должны заставить вас сомневаться в качестве оказания услуг конкретной компании. К ним относятся такие, как:
- Отказ предоставления какой-либо важной информации. В результате подрядчик начинает уходить от ответов на различные вопросы, пытается дать общие и мало что значащие сведения. Хорошей компании нечего скрывать – она открыто расскажет о том, как строится работа и какие гарантии можно получить при взаимодействии с ней.
- Отказ от заключения договора. Работать в «серую» не стоит, потому что в результате вам просто некому будет предъявить претензии в случае появления какого-либо нарушения. Мы рекомендуем не только заключать договор, но и внимательно его читать. Это нужно для того, чтобы понимать, какие есть права и обязанности сторон. Обратите внимание на недопустимость завышать итоговую смету уже после оказания услуг – этим пользуются многие неблагонадежные организации. Все сопроводительные бумаги и договора в обязательном порядке показываются юристам, чтобы не допустить нарушения.
- Сомнительная репутация. Как мы уже писали, хорошая репутация этой сфере нарабатывается годами успешной работы. Потому нужно относиться со здоровой долей скепсиса к компании, у которой нет отзывов или опыт совсем небольшой.
- Слишком громкие обещания. Когда вам обещают золотые горы – не верьте. Нормальные кейтеринговые агентства таким обычно не занимаются. Если нужно уменьшить затраты, они открыто расскажут вам о том, на чем будут резаться косты.
- Демпинг. В любой сфере предоставления услуг, которые стоят заметно меньше рынка или предлагают слишком большие скидки – признак, который должен заставить сильно насторожиться. Нужно сразу подумать о том, каким образом конкретной компании удается давать такие цены – из-за использования некачественного продукта или взимания различных скрытых сборов с конкретного клиента? Ничего нельзя оставлять в тени, не гонитесь за экстремально-низкими расценками.
- Отказ от личной встречи. Многие недобросовестные подрядчики всеми силами стараются уменьшить контакты с клиентом. Но когда с вами попросту не соглашаются встретиться и переговорить, под разными предлогами склоняют к общению по телефону или только в сети – это повод насторожиться.
- Некорректное бизнес-поведение. Помните, что ответственная компания никогда не будет говорить в негативном свете о своих конкурентах или клиентах, включать в договор скрытые сборы и платежи. Это все указывает на то, что вас по каким-то причинам собираются обмануть.
Если вы собираетесь проводить крупное мероприятие и стоимость заказа велика, обязательно обратите внимание на юридическую проверку.
Подведем итоги
Завершая наш материал о поиске кейтеринговой компании, подведем краткие итоги и обобщим приведенные советы. Чтобы гости мероприятия остались довольны, вам потребуется выполнить несколько простых действий:
- Уделите больше внимания проверке организации, в том числе, силами профессиональных юристов.
- Учитывайте опыт, список услуг, известность на рынке.
- Всегда заключайте официальный договор.
- Заранее составляйте проработанное ТЗ с указанием подробных данных про все детали вашего заказа.
- Не пытайтесь заполучить услуги по неоправданно низким ценам.
Помните, что работая с опытным кейтером, вы получите гарантию внимательного отношения к своему заказу. Мероприятие любого формата пройдет успешно и будет обеспечено вкусной едой и напитками.
